Динамично изменяющийся рынок вынуждает бизнес постоянно менять свои цели. Чтобы сегодня достичь амбициозных высот, необходимо выполнять новые задачи, переориентировать бизнес-процессы и пересматривать функции отдельных подразделений. Руководство компании понимает, что для этого требуется высоко квалифицированный персонал. Оценка квалификации и потенциала сотрудников компании — задача департамента по управлению персоналом, поэтому наши эйчары разработали и совместно с руководителями структурных подразделений внедрили процедуру аттестации.
Для каждого добросовестного, целеустремленного профессионала аттестация — реальный способ еще раз проверить свои знания и навыки, продемонстрировать способности, донести до руководства собственное мнение, проявить себя с лучшей стороны! Для грамотного, заинтересованного в развитии своих людей руководителя аттестация — это бесценная возможность посмотреть на подчиненных (и коллег) с другой точки зрения. Оценив потенциал каждого сотрудника, руководитель получает «живой» материал для принятия важных управленческих решений.
Да, аттестация — это испытание, и как любое испытание, она заставляет человека немного поволноваться. Но чувство удовлетворения, которое переживают и сами сотрудники, и их руководители после успешного прохождения всех процедур оказывает мощнейшее влияние на их самооценку и мотивацию. Не использовать этот фактор в управлении персоналом было бы большой ошибкой.
Нельзя, конечно, не учитывать, что само слово «аттестация» для многих сотрудников является негативным раздражителем; излишние эмоции и страх иногда могут вызывать резкое сопротивление принятой процедуре. У каждого человека на то есть свои причины. Порой переубедить людей бывает очень трудно — но, тем не менее, это возможно! Конечно, начинать руководителям и эйчарам нужно с себя — изменяя свое собственное отношение к оценочным процедурам. Опыт проведения аттестации в нашей компании это доказывает.
ПТК ООО «Агромат» имеет сложную структуру, в которую входят собственные торговые центры, складские комплексы, производственные подразделения и офисные центры. Большое число сотрудников и удаленность подразделений вносят свои особенности во все управленческие процессы.
Единовременно провести аттестацию всех работников компании практически невозможно, поэтому мы проводим ее поэтапно. Совместно с руководителями структурных подразделений нами был составлен график проведения аттестации — таким образом, чтобы даты мероприятий не совпадали. Поэтому аттестация у нас проводится круглый год — она является неотъемлемой частью процесса управления персоналом.
За подготовку к аттестации в компании отвечает департамент по работе с персоналом. Задачи наших эйчаров:
- разработка нормативных документов и оценочных форм;
- обучение руководителей аттестуемых подразделений;
- инструктаж сотрудников аттестуемых подразделений;
- анализ заполненных индивидуальных оценочных форм и характеристик;
- ведение аттестационной беседы и наблюдение за соблюдением процедур;
- подготовка отчета об аттестации;
- организационное обеспечение проведения процедуры аттестации.
В каждом структурном подразделении, где проводится аттестация, назначается сотрудник, который отвечает за подготовку и организационные вопросы. Ответственным может выступать руководитель подразделения, его заместитель, администратор или офис-менеджер (выбор кандидатуры зависит от структуры и численности конкретного подразделения). Ответственный за проведение аттестации сотрудник:
- составляет списки сотрудников, подлежащих аттестации в данном отчетном периоде;
- согласовывает дату проведения аттестации с каждым сотрудником;
- фиксирует все вопросы и проблемы, возникающие в процессе заполнения аттестационных форм и характеристик;
- собирает заполненные документы, а также передает все необходимые сведения в департамент по управлению персоналом;
- доводит до сотрудников информацию, связанную с проведением аттестации;
- готовит помещение для заседания аттестационной комиссии.
У нас разработано единое для всех структурных подразделений «Положение об аттестации сотрудников компании «Агромат». Процедура аттестации, форма проведения и требования к аттестации — единые для всех ее сотрудников. В то же время для каждой должности нами был разработан индивидуальный набор компетенций, профессиональных и личностных характеристик (исходя из основных задач подразделения). На основе этого набора составлены формы оценки сотрудников, занимающих различные должности.
До проведения аттестации сотрудники департамента по работе с персоналом совместно с руководителем подразделения определяют основные цели и задачи аттестации. В помощь им мы разработали удобную форму (приложение 1). Заполненную форму руководитель отправляет в департамент по работе с персоналом.
Во всех подразделениях компании процедура аттестации состоит из трех этапов:
- Подготовительный.
- Аттестационный.
- Итоговый.
Наиболее важным (и самым продолжительным) является первый — подготовительный этап, который фактически охватывает весь промежуток времени между проведением последней и последующей аттестации. За этот период каждый сотрудник имеет возможность проявить себя: грамотно выполняя поставленные профессиональные задачи, выступая с инициативами, принимая участие в различных проектах, корпоративных мероприятиях и т. д. При подготовке к аттестации на каждого работника компании готовится три документа:
- «Отзыв-характеристика» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 2).
- «Форма оценки уровня развития компетенций» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 3).
- «Анкета для самооценки сотрудника» — заполняется самим сотрудником (приложение 4).
- Все формы разработаны таким образом, чтобы их было удобно заполнять и чтобы этот процесс занимал как можно меньше времени.
Непосредственно перед проведением аттестации сотрудник заполняет анкету для самооценки и знакомится с отзывом — характеристикой, данной на него непосредственным руководителем. Кроме того, он получает форму оценки уровня развития своих компетенций и анализирует (совместно с руководителем) результаты своей деятельности за последний период (полгода, год). Подготовительный этап на этом заканчивается.
Аттестационный этап. В назначенный день члены аттестационной комиссии проводят аттестационную беседу с каждым сотрудником подразделения. Для каждого подразделения формируется своя аттестационная комиссия. Ее членами назначаются представители тех подразделений, которые наиболее тесно взаимодействуют с аттестуемыми сотрудниками. Как правило, в нее включаются:
- сотрудники департамента по работе с персоналом;
- непосредственный руководитель аттестуемого сотрудника;
- ведущие специалисты подразделения;
- руководители/ведущие специалисты смежных подразделений.
За счет того, что в аттестационную комиссию включается широкий круг специалистов и руководителей, обеспечивается максимально объективная комплексная оценка каждого сотрудника. Возникающие иногда спорные вопросы решаются путем голосования членов аттестационной комиссии — в соответствии с утвержденной в Положении процедурой.
Во время проведения заседания аттестационной комиссии каждый аттестуемый сотрудник имеет возможность дать собственную оценку своей деятельности, а также право оспорить оценки и характеристику, данную ему непосредственным руководителем. Надо отметить, что были случаи, когда аттестационная комиссия принимала сторону сотрудника, при этом непосредственный начальник признавал свои оценки неточными или ошибочными. (Это происходило в том случае, когда руководитель подходил к аттестации формально.)
После завершения аттестационной беседы сотруднику выставляется итоговая оценка; даются рекомендации относительно дальнейшего профессионального и личностного развития.
Аттестационная комиссия в своем заключении оценивает степень соответствия сотрудника требованиям компании к занимаемой им должности в данный момент времени. Положением об аттестации у нас предусмотрено четыре оценки: отлично, хорошо, посредственно и плохо.
Сотрудник, получивший оценку «посредственно», имеет возможность исправить ситуацию. Для этого он (вместе с руководителем) должен составить план индивидуального профессионального развития; после реализации всех предусмотренных планом мероприятий он получает возможность повторно пройти аттестацию (через три-шесть месяцев, в зависимости от сложности поставленных задач). Таким образом, устанавливаются открытые, понятные для всех «правила игры». В случае полного несогласия с оценкой аттестационной комиссии сотрудник в соответствии с утвержденной процедурой имеет право в оговоренный срок подать апелляцию на имя генерального директора компании.
Что значит «успешно пройти аттестацию»? «Успешность» результатов каждый сотрудник понимает по-своему, в зависимости от того, какие цели он перед собой ставит, и как относится к своей работе. Один человек согласен считать успехом только максимальную оценку и, соответственно, — повышение категории, должности, статуса. Другой рад одобрению руководителя, третий — подтверждению прогресса в своем профессиональном развитии. Сегодня возможность сохранить свое рабочее место и получить шанс еще раз проявить себя, согласитесь, тоже удача.
Как правило, сотрудники достаточно объективно оценивают свои трудовые достижения и профессиональный уровень, адекватно сравнивают себя с другими, поэтому результаты аттестации как для сотрудника, так и для руководителя редко бывают неожиданными.
Далее начинается заключительный этап процедуры аттестации — подведение итогов, принятие управленческих решений, постановка новых задач.
После окончания заседания аттестационной комиссии менеджер по оценке и мотивации персонала приступает к обработке и анализу собранной информации и составляет отчет о результатах проведенной аттестации. В отчете каждому аттестованному сотруднику дается краткая, емкая характеристика, учитывающая данную руководителем оценку и результаты аттестационной беседы. Благодаря этой комплексной характеристике руководитель подразделения получает дополнительный материал для принятия управленческих решений, а также оказания помощи сотруднику в составлении личного плана профессионального развития.
В отношении аттестации в нашей компании действует «неписанное» правило: в ней принимают участие все сотрудники компании, даже новички. Но для них эта процедура отличается от «типовой»: «молодежь» сразу ставят в известность, что комиссия не будет выставлять им оценку. Новые сотрудники готовятся к аттестации вместе со всем коллективом — заполняют документы, приходят на заседание аттестационной комиссии. Главная их задача — принять участие в аттестационной беседе, рассказать о своих первых успехах и достижениях в новой должности, о планах и пожеланиях.
Во время проведения аттестации недавно принятый сотрудник узнает много нового о компании, знакомится с представителями смежных подразделений, получает рекомендации по дальнейшему профессиональному развитию. Члены комиссии, со своей стороны, имеют возможность оценить, насколько успешно человек адаптировался в должности и «влился» в коллектив, а также «измерить» его потенциал.
Для новичков участие в аттестации является обучающим мероприятием. Общие эмоциональные переживания помогают им быстрее влиться в коллектив, стать частью команды.
Сегодня мы можем смело утверждать: аттестация в компании «Агромат» — это праздник профессионализма! Каждая наша аттестация ломает устоявшиеся стереотипы. Мы считаем, что так и только так необходимо воспринимать эту процедуру! Департамент по работе с персоналом старается убедить в этом не только руководителей подразделений, но и всех наших сотрудников.
Приложение 1
ОПРОСНИК
для руководителей подразделений
Цель опроса: определить цели и задачи предстоящей аттестации.
Прежде, чем приступить к организации процедуры аттестации персонала, необходимо поставить четкие цели данной аттестации. Традиционно выделяют три основные цели аттестации:
- принятие административных решений;
- выявление потенциала сотрудников;
- оценка деятельности сотрудников подразделения.
В одной процедуре рекомендуется сочетать не более двух целей, например: потенциал и оценка деятельности, или оценка деятельности и административные решения и т. д. Выбор целей аттестации зависит от потребностей организации в данный период времени. Отсутствие четко сформулированных целей или выбор слишком большого их количества существенно снижают эффективность аттестации, поскольку затрудняют для сотрудников понимание и принятие оценочной процедуры.
Задание: В таблице приведены цели и задачи, которые могут быть достигнуты/решены с помощью процедуры аттестации. Определите цели/задачи для проведения ближайшей аттестации в Вашем подразделении — выберите наиболее значимые в настоящий момент (не более двух). Отметьте наиболее актуальные для Вас цели и задачи (выделите цветом в таблице) и направьте данный документ (в электронном виде) в департамент по работе с персоналом.
Цели аттестации | Принятие административных решений | Выявление потенциала (развитие) сотрудников | Оценка деятельности |
Задачи аттестации | Изменение заработной платы | Получение обратной связи от сотрудников | Оценка деятельности сотрудников за определенный период |
Изменение системы поощрения | Выявление потенциала сотрудников | Оценка их достижений и результатов за прошедший период | |
Оценка соответствия занимаемой должности | Информирование о том, чего ждет от сотрудников компания | Выявление потребности в обучении | |
Оценка их способности выполнять новые задачи (чтобы скорректировать планы организации) | Выявление рабочих проблем | ||
Развитие карьеры сотрудников | Улучшение текущей деятельности подразделения/компании | ||
Личностное развитие сотрудников | |||
Получение информации для планирования потребности в человеческих ресурсах | |||
Установление стандартов деятельности |
Подразделение: __________________
Дата заполнения: _________________
Руководитель подразделения (Ф.И.О.): ________________________
Приложение 2
ОТЗЫВ-ХАРАКТЕРИСТИКА
на сотрудника ____________________________
(заполняет непосредственный руководитель аттестуемого работника)
Должность ____________________________
Ф.И.О. ________________________________
Дата рождения «____»____________ 200__ года
Образование __________________________
Полное название учебного заведения | Факультет, отделение | Год поступления | Год окончания | Полученная специальность |
После окончания учебного заведения имел(а) следующий опыт работы в компаниях (указать город)
Дата (месяц, год) | Название компании (полное, без сокращений) | |
Прием | Увольн. | Профиль деятельности компании |
Должность |
Дата (месяц, год) | Название компании (полное, без сокращений) | |
Прием | Увольн. | Профиль деятельности компании |
Должность |
Дата (месяц, год) | Название компании (полное, без сокращений) | |
Прием | Увольн. | Профиль деятельности компании |
Должность |
В ___________________работает с «____»____________ 200__ года в должности(ях) (перечислить все ранее занимаемые должности в компании)
За время работы в компании (после последней аттестации) прошел(а) обучение (указать, какие тренинги, семинары посетил(а)):
_______________________________________/________________год
_______________________________________/________________год
_______________________________________/________________год
Имеет квалификацию (указать категорию): ____________________
__________________________________________________________
Имеет поощрения (указать, если имеются): _____________________
__________________________________________________________
За время работы в компании проявил(а):
Профессиональные качества _________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Деловые качества __________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Личностные качества ________ _______________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Отношение к правилам внутреннего трудового распорядка/дисциплина на рабочем месте/соответствие принятым стандартам
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Взаимоотношения в коллективе _______________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
«____»____________ 200__ года Подпись руководителя ___________
Должность руководителя _____________________________________
С отзывом-характеристикой ознакомлен(а): (подпись) / (Ф.И.О.) /
«____»____________ 200__года
Приложение 3
ФОРМА ДЛЯ ОЦЕНКИ КОМПЕТЕНЦИЙ
менеджера департамента продаж
(заполняет непосредственный руководитель)
Инструкция: Внимательно изучив перечень профессиональных и личностных качеств, и ознакомившись со шкалой оценки, оцените своего сотрудника по предложенным характеристикам. Постарайтесь быть максимально объективным.
Ф.И.О. сотрудника ___________________________
Занимаемая должность _______________________
Шкала оценки:
«5» — всегда проявляет данное качество, полностью соответствует требованиям компании/подразделения;
«4» — часто проявляет данное качество, стремится соответствовать требованиям;
«3» — редко проявляет данное качество;
«2» — никак не проявляет данное качество.
№ | Перечень компетенций | Оценка | |||
5 | 4 | 3 | 2 | ||
Управленческие качества | |||||
1 | Умение самостоятельно принимать решения | ||||
2 | Умение управлять бизнес-процессами | ||||
3 | Коммерческое мышление | ||||
4 | Системное мышление | ||||
5 | Умение и стремление обучать подчиненных | ||||
Компетенции, важные при обслуживании клиентов | |||||
6 | Клиентоориентированность | ||||
7 | Знание товара | ||||
8 | Знание техник продаж | ||||
9 | Развитие партнеров/клиентов | ||||
10 | Оперативность в работе | ||||
Отношение к работе | |||||
11 | Лояльность к компании | ||||
12 | Ответственность | ||||
13 | Инициативность | ||||
14 | Стремление к саморазвитию | ||||
Индивидуальные качества | |||||
15 | Нацеленность на результат | ||||
16 | Коммуникабельность | ||||
17 | Стрессоустойчивость | ||||
18 | Умение работать в команде |
Подпись непосредственного руководителя _____________/ (Ф.И.О.)
«_____»____________ 200__ года
Подпись сотрудника _____________________
Приложение 4
АНКЕТА ДЛЯ САМООЦЕНКИ СОТРУДНИКА
(заполняет каждый аттестуемый сотрудник индивидуально)
Проанализируйте свою работу и основные задачи, которые Вы выполняете ежедневно в своей должности. Заполните, пожалуйста, указанные разделы самостоятельно.
Мое подразделение ________________________
Моя должность ____________________________
Ф.И.О. ___________________________________
Я работаю в компании ______ лет/месяцев; в подразделении _____лет/месяцев
На своей должности я отвечаю за:
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
Подразделения компании, с которыми я взаимодействую:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности, я должен знать и уметь:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Чтобы выполнять свою работу еще лучше, мне необходимо (мне не хватает):
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Свою работу я оцениваю:
«отлично»/«хорошо»/«посредственно»/«плохо» (нужное подчеркните)
«_____»____________ 200__ года Моя подпись _________________
Источник: hr-portal.ru